Los beneficios de un gestor documental para el departamento de recursos humanos

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Dentro de una empresa, el departamento de recursos humanos juega un papel fundamental, ya que sus tareas son amplias. En cuanto a la gestión de empleados, tiene un papel importante en el reclutamiento de nuevos trabajadores, así como en la elaboración de informes de los trabajadores vigentes.

Puede actuar como nexo de unión entre trabajadores, departamentos y los demás cargos de la empresa. Se encarga de gestionar tiempos, con lo que nos referimos a los controles de asistencia, las horas de trabajo, las vacaciones y ausencias, los turnos, etc.; y aspectos administrativos, como la gestión de nóminas, por ejemplo.

Es por ello que veremos a continuación la importancia de centralizar la información de los trabajadores y su digitalización en el área de recursos humanos.

La importancia del departamento de recursos humanos

La importancia de la función del encargado de recursos humanos radica en la gestión documental que lleva a cabo de toda la empresa. Es por ello que un gestor documental permite automatizar estas tareas y llevarlas a cabo, facilitando sus funciones al área de recursos humanos. De este modo, se podrán agilizar y organizar tareas y procesos, como los justificantes de trabajo, sean por bajas laborales, justificantes médicos u otro tipo de justificantes; documentos laborales como contratos y certificados; las nóminas de los empleados; y documentación de gastos y tickets de comidas, viajes, recibos, facturas.

Ventajas de trabajar con un gestor documental

Otra de las tareas que estos gestores facilitan es la redacción y organización de informes de RRHH. Se puede mejorar la organización, ya que se pueden filtrar las indicaciones de gestión por departamento, tipo de informe, empleados, etcétera. Se pueden crear estadísticas, lo cual siempre es útil para la gestión de empresa, ya que se pueden extraer conclusiones a partir de datos matemáticos y, por ello, más fidedignos.

En cuanto a los principales informes de recursos humanos y las ventajas de llevarlos a cabo mediante un gestor, es posible destacar los siguientes:

Informes sobre el control de asistencia. Entre algunos documentos, están aquellos informes de inspecciones laborales, así como de auditorías internas y externas. Se organiza la información de los empleados, y además, permite realizar un seguimiento con el que se puede otorgar bonificaciones a los empleados.

Informes de registro salarial obligatorio. Precisan la igualdad entre mujeres y hombre sobre la igualdad salarial y retribución laboral indicada a partir de la Ley 1496 de 2011. El gestor documental permite obtener informes de comparativa entre género y organizar adecuadamente datos de retribución salarial, como el salario base, los complementos y las percepciones.

Informes de medición de productividad y de rentabilidad de proyectos. El gestor documental permite filtrar por director y estado del proyecto, para así poder analizar las horas empleadas hasta el momento, y el presupuesto, para de este modo poder calcular costes con los que cruzar datos sobre la rentabilidad del proyecto.

Algunos ejemplos concretos

Ya hemos observado cuáles son las principales mejoras que los software de recursos humanos ofrecen respecto a los anteriores modos de trabajo. Veamos a continuación algunos ejemplos concretos.

Selección de personal. Se encarga de automatizar las ofertas de trabajo a partir de un portal de empleo donde se pueden publicar las vacantes y seleccionar los candidatos óptimos para cubrir cada puesto.

Evaluación del desempeño. A partir de cuestionarios enviados a los trabajadores, se analizarán aspectos como la evaluación individual, la efectividad dentro de la empresa y su posición dentro de cada proyecto. Los resultados pueden verse en un organigrama, lo cual ayuda a visualizar en qué sectores de la empresa afectan determinados problemas.

Control horario. Una de las principales funcionalidades es el fichaje online, apto para las oficinas y para el teletrabajo.

Gestor de vacaciones y ausencias. Mediante este apartado se puede acceder a calendarios de vacaciones y ausencias con cuadrantes visuales, la solicitud de las mismas y su aprobación.

No son las únicas ventajas, pero sí las más llamativas y las que mejoran considerablemente la labor del departamento de recursos humanos, un departamento fundamental a la hora de gestionar una empresa.

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